Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

11.11.2019 Pavlov Developer

Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

11 Ноября, 2019,
11:00





15

Сьогодні використання електронного документообігу (ЕДО) у роботі компанії є запорукою успішного ведення її діяльності. Вже не виникає сумніву, що ЕДО прискорює процеси, допомагає заощадити час та гроші. Це вже розуміють й на державному рівні.

Звісно, бізнес вміє рахувати гроші та цінувати час, тож вдосконалення роботи з документами вже розпочав. Чимало компаній перейшли на електронний обмін, багато – вивчають питання, щоб перейти вже завтра.

Серед тих, хто вже оцінив переваги ЕДО, лідер у галузі автоматизації бізнес-процесів — компанія «Бітрікс24». Вони вирішили перевести в електронний вигляд первинні документи, якими обмінюються з клієнтами та партнерами. У середньому їх у компанії близько 1500 на місяць. Після зваженого вивчення сервісів, які дають змогу обмінюватися електронними документами, у «Бітрікс24» обрали FlyDoc.

FlyDoc – модуль, який вбудовується в облікову систему «1С:Підприємство» для обміну первинними юридично значимими електронними документами з контрагентами без встановлення додаткового програмного забезпечення. Модуль дозволяє користувачу через звичний сервіс «1С:Підприємство» обмінюватися документами з державою (податковими накладними та розрахунками коригування), партнерами та клієнтами, які користуються M.E.Doc, COTA, FlyDoc, Fredo.

Впровадження FlyDoc для «Бітрікс24» здійснювали спеціалісти «СОФТКОМ» – компанії-співрозробника  модуля. Через FlyDoc був реалізований обмін такими документами:

  • податкові накладні та додатки №2 до них;
  • видаткові накладні;
  • акти;
  • рахунок-оферта;
  • рахунок-оферта (клієнт);
  • рахунок-оферта (партнер).

Далі найцікавіше: як був організований обмін документами, що він змінив і які результати впровадження.

Як організований обмін документами в «Бітрікс24» через FlyDoc?

Аби виявити, хто з контрагетів готовий обмінюватися документами в електронному вигляді, в «Бітрікс24» розробили форму на сайті, де клієнт дає згоду на безпаперовий обмін документами.

Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

Отримана інформація потрапляє в карту контрагента «1С:Підприємство».

Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

Облікова система сортує таких контрагентів і формує для них пакет документів, який потрапляє в модуль FlyDoc. Там, у звичному інтерфейсі «1С:Підприємство», користувач бачить перелік документів, вид документа, статус. 

Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

Щоб надіслати документ із FlyDoc, користувач накладає підпис та печатку на документ і відправляє контрагенту.

Діджиталізація документообігу: кейс впровадження FlyDoc для «Бітрікс24»

Контрагент отримує документ. Потім він може підписати або ж відхилити документ, виправити та надіслати виправлений документ відправнику. Працівник «Бітрікс24» миттєво бачить ці зміни або отримує відхилення з зазначенням причини. Реагує на них, виправляє й надсилає новий документ. Все це відбувається за лічені хвилини.

Результат, який отримала компанія «Бітрікс24» після впровадження електронного документообігу:

  • Економія грошей. Витрати на документи знизилися на 30%. Найбільше заощаджують на друці, конвертах і марках та на кур’єрській доставці.
  • Значна економія часу. Немає потреби роздруковувати документи, ставити на них «мокру» печатку та підпис і відправляти клієнту кур’єром. Тепер це легко зробити в електронній формі за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) і за один клік надіслати контрагенту.
  • Безпека. Завдяки FlyDoc документи не губляться та не псуються, оскільки зберігаються в єдиній базі даних «1С:Підприємство». Втратити важливу інформацію фізично неможливо.

«Станом на зараз 30% документів нашої компанії ми надсилаємо в електронному вигляді, але прагнемо вже найближчим часом досягти цифри 75%. Нам важливо бути в тренді цифровізації. Швидше погоджувати документи, більш оперативно обмінюватися договорами, актами і спрощувати роботу за допомогою технологій. Для цього ми готові змінювати звичні процеси на нові – прості й ефективніші» говорить Дмитро Суслов, директор українського «Бітрікс24».

Все більше контрагентів погоджуються на електронний обмін, тому 75% реальна ціль. А це запорука ще більшого зниження витрат та часу на постійне перенесення інформації в облікову систему, звірку документів, виправлення помилок.

Кожна компанія може спробувати FlyDoc — 1 місяць використання сервісу безкоштовний та з відсутністю обмежень по кількості документів для обміну. За детальною інформацією про безкоштовний місяць FlyDoc звертайтесь в компанію «СОФТКОМ».

Источник